インターネットがあればOK!クラウドOfficeでWordや、Excel、PowerPointを無料で使う

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クラウドOfficeを使用して、カフェで事務作業
この記事の所要時間: 84
社長
あ、ぐにさん。目安箱にメッセージが…

自宅のPC(Windows)にパワーポイントが入っておらず、インストールしたいんだけど、どうしたら適切か?

正規にWindowsから有料版を買ったほうがいいのかな。

ぐに
Officeの話ですね〜
社長
パソコン買った時って悩むのよね…どんな性能が良いのか未だに分からないし
ぐに
まぁ、そうでしょうね〜
社長
こういうのはどこから揃えるのが良いの?
ぐに
じゃあ、今回は“Office購入について”話をしましょう!
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ぶっちゃけ言うと自宅パソコンはOffice購入する必要ないって話

Officeはどこでも、誰でも使うようになりました。

Officeって言っても分からない人もいると思いますが、皆さんが普段使っている…

  • Word(文書)
  • Excel(表計算)
  • PowerPoint(プレゼンテーション・発表)
  • Access(データベース)
  • Outlook(メール)

こんなアプリケーションがよく使われます。

そして、パソコンと言ったら

「インターネットとWordとExcelできれば良い」とまで言われるようになりました。

しかし、今では自宅で使うパソコンだったら

「インターネットさえあればOK」なんです。

理由はクラウドアプリケーションや、無料Officeソフトの充実

「インターネットさえできればOKってそんなバカな!」って思う方もいらっしゃるかもしれませんが、実はインターネット上にはクラウドアプリケーションというパソコンに入っていなくても使用できるアプリがたくさんあります。

昔からOfficeの無料版はありましたが、最近は中々互換性も高く、通常使用だったら、まず問題なくOKです。

インストールタイプの無料Officeの話はこちらから。

無料でWord、Excel、PowerPointを作る!オススメのOfficeアプリケーションを比較してみた
無料のOfficeのオススメ2選! 今では無料でOfficeを作るアプリケーションは増えましたが、...

クラウドOfficeを使ってみる

クラウドOfficeは主にOneDrive(Microsoft)と、GoogleDrive(Google)という2つのクラウドストレージに付属しているアプリケーションを使います。

つまりクラウドストレージとクラウドOfficeアプリケーションはセットで使うものです。

図で表すとこんな感じ。

Microsoftが提供するOneDrive

OneDriveはMicrosoftが提供しているクラウドストレージ。

現在は、無料で最大5GBまでデータを置くことができます。

どこからでも、どのデバイスでも、ファイルや写真にアクセスできます。職場や生活の場で作業を共有して、一緒に作業しましょう。

用意されているアプリケーションはOfficeOnlineと名前がついています。

  • Word 文書
  • Excel ブック
  • PowerPoint プレゼンテーション
  • OneNote ノートブック
  • Outlook メール
  • Sway レポート
  • Docs ドキュメント共有
  • People 連絡帳
  • カレンダー
  • Excel アンケート
  • テキスト文書

など、たくさんのアプリケーションが用意されています。

OfficeOnlineのメリット

やはりMicrosoft純正ということだけあって、互換性の高いファイル編集と、ファイル保存ができることでしょう。

色付けもほとんど同じです。表示が崩れている様子もありません。

この点がOfficeOnline最大のメリットでしょう。

OfficeOnlineのデメリット

高い互換性がありますが、デメリットもあります。

  • 計算速度が遅い(通常のExcelの5分の1程度)
  • 表示速度も遅い(インターネットの速度にもよる)
  • 関数は直接手入力(数式パレットは使えない)
  • マクロは読み込めないし、使えない
  • OneDriveに置いてあるファイルじゃないと開けない

また、Excelで作成したファイルをOfficeOnlineに読み込ませると、グラフが妙に表示が粗くなります。

Googleが提供するGoogleDrive

GoogleDriveはGoogleが提供しているクラウドストレージ。

無料で15GBまでデータが置くことができます。

Google ドライブなら、無料でファイルをバックアップして携帯電話、タブレット、パソコンから手軽にアクセスできます。まずは 15 GB の無料の保存容量をお試しください。

Googleで提供しているOfficeはGoogleドキュメントというようです。

  • Googleドキュメント(Word)
  • Googleスプレッドシート(Excel)
  • Googleスライド(PowerPoint)
  • Googleフォーム(アンケート)
  • Google図形描画(ドローイング)
  • Googleマイマップ(地図作成)

Officeだけでなく、さすがGoogleという感じで、自分好みの地図が作成できるのが最大の特徴ですね。

Googleドキュメントのメリット

Googleドキュメントはなんとプログラムを組み、他のドキュメントと連携したドキュメントを作ることができるのです。
※ExcelのVBA・マクロのようなものです。

スクリプトと呼ばれていて、このスクリプトを使いこなせば通常のExcelを凌駕した書類が作成できます

例えば……

  • アンケートを連携し、アンケートの結果を表に自動集計
  • メールと連携し、表の通りに自動送信

など、使い方は無限大なんです。以前こんな記事も書いています。

アドオンを使わずにGmailを「予約自動送信」する方法
Gmailで予約メール自動送信機能を作ろう! メールを送る。何気なく送ったりするものですが、朝が早すぎたり、夜が深すぎたり……そんな時間に...

また、アドオンという追加機能を付け加えることで、どんどん機能拡張できるのもすごい点です。

アドオンはスマートフォンのアプリインストールのように、選ぶだけなので導入もカンタンです。

Googleドキュメントのデメリット

とにかく動作が重いことです。スクリプトを複雑に組んでしまうと何分も待つことになります……。

計算結果もまともに出てこなくなるのはちょっと困りものです。

表示もおかしくなりがち。

「式は合っているのにな〜」って思っていると、計算に時間がかかっているだけだったりすることもあるので、どれだけ複雑にしないかが重要みたいです。

“計算式でエラー” なんてのはまだ可愛いもの。

文字がうまく表示されないことも多いです。

このため、Googleドキュメントの場合、Googleドキュメントで作成し始め、そのまま使い続けるくらいのほうがエラーが起こらなくてすみます。

まとめ:まだまだ課題は多いが、中々使える!

社長
便利だけど…
ぐに
やっぱり速度が気になりますね〜
社長
まだまだインストールするOfficeは必要ね〜
ぐに
そうですね
ぐに
ただ、共同編集ができたり、やっぱりインストールしなくても良いのは大きな利点ですね
社長
場合によって使い分けると良いわね!
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ぐに

社長の隣Pasolack
“できないをできるに変える” ってことをやってます。ぐにらぼもその一環。 FMラヂオのパーソナリティーやったり、大学でICTの講義したり、いろいろと飛び回ってます(^^) 夢は “学校の先生の負担を軽減して、子供たちと接する時間を増やす取り組みを増やす” こと。
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目安箱

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